Ogni allestitore fieristico sa bene che la fase logistica può fare la differenza tra un progetto lineare e una corsa contro il tempo.
Anche il progetto più curato può subire ritardi o criticità se la gestione dei trasporti e dei flussi in fiera non è pianificata in modo accurato.

Dalla nostra esperienza operativa su centinaia di fiere internazionali ogni anno, abbiamo raccolto alcuni consigli pratici che possono aiutare gli allestitori a semplificare la gestione logistica dei loro progetti.

1. Iniziare dalla fine: progettare la logistica a ritroso

Una delle migliori pratiche è partire dalla data e ora in cui lo stand deve essere completamente operativo. Da lì, ragionare a ritroso su tutte le fasi:

  • tempo necessario per il montaggio
  • tempo per lo scarico in fiera
  • possibili finestre di accesso ai padiglioni
  • eventuali permessi o documenti richiesti.

Questa pianificazione consente di evitare sovrapposizioni o colli di bottiglia che spesso si verificano nelle fasi di scarico.

2. Coordinarsi in anticipo con il partner logistico

Troppo spesso la logistica viene considerata un’attività da attivare “a valle” del progetto di allestimento. Al contrario, un coordinamento anticipato permette di:

  • condividere le esigenze tecniche del progetto
  • scegliere i mezzi più adeguati per i materiali da trasportare
  • ottimizzare il timing rispetto alle finestre di accesso fieristiche.

Coinvolgere il partner logistico sin dalla fase di progettazione è una scelta che ripaga sempre.

3. Preparare materiali e documentazione in modo impeccabile

Un’altra fonte frequente di ritardi è la mancanza di preparazione di:

  • packing list dettagliate
  • etichettatura chiara dei colli
  • documentazione di accesso per i mezzi e il personale.

Investire tempo su questi aspetti evita ritardi doganali (nelle fiere extra-UE) e semplifica il controllo in ingresso.

4. Avere un piano B (vero)

In logistica fieristica, la variabile imprevisto è sempre presente: maltempo, congestione agli ingressi, scioperi, variazioni last minute.
Un piano alternativo ben studiato, definito insieme al partner logistico, può salvare situazioni critiche e garantire comunque la riuscita del progetto.

In conclusione

Gli allestitori che gestiscono con cura anche la fase logistica hanno un vantaggio competitivo importante: possono garantire ai loro clienti tempi certi, processi più fluidi e una qualità espositiva impeccabile.

Lavorare in anticipo, coordinarsi bene e curare ogni dettaglio fa davvero la differenza.
La logistica non è un aspetto accessorio: è parte integrante della riuscita di ogni progetto fieristico.